برای سالها مرتبکردن صندوق ورودی Gmail به این شکل انجام میشد که ابتدا ایمیلها وارد صندوق ورودی شوند و بعد تکتک آنها دستهبندی یا بایگانی شوند. چند برچسب و فیلتر میتواند این روند را کاملاً تغییر دهد. با یک ساختار مناسب میتوان ایمیلهای قدیمی را مرتب کرد و پیامهای جدید را نیز به صورت خودکار در دستهبندی مناسب قرار داد.
در این روش بیشتر کارهایی که معمولاً به صورت دستی انجام میشوند، یکبار تنظیم خواهند شد و پس از آن Gmail میتواند همان قوانین را برای ایمیلهای جدید اجرا کند. در نتیجه زمان بسیار کمتری برای جابهجایی و دستهبندی پیامها صرف میشود.
این روش در نسخه دسکتاپ Gmail کاربرد کاملتری دارد. برچسبها و فیلترها در سطح حساب اعمال میشوند، اما برخی گزینهها و نحوه نمایش اعلانها ممکن است در اپلیکیشنهای موبایل متفاوت باشد.