برای سال‌ها مرتب‌کردن صندوق ورودی Gmail به این شکل انجام می‌شد که ابتدا ایمیل‌ها وارد صندوق ورودی شوند و بعد تک‌تک آن‌ها دسته‌بندی یا بایگانی شوند. چند برچسب و فیلتر می‌تواند این روند را کاملاً تغییر دهد. با یک ساختار مناسب می‌توان ایمیل‌های قدیمی را مرتب کرد و پیام‌های جدید را نیز به صورت خودکار در دسته‌بندی مناسب قرار داد.

در این روش بیشتر کارهایی که معمولاً به صورت دستی انجام می‌شوند، یک‌بار تنظیم خواهند شد و پس از آن Gmail می‌تواند همان قوانین را برای ایمیل‌های جدید اجرا کند. در نتیجه زمان بسیار کمتری برای جابه‌جایی و دسته‌بندی پیام‌ها صرف می‌شود.

این روش در نسخه دسکتاپ Gmail کاربرد کامل‌تری دارد. برچسب‌ها و فیلترها در سطح حساب اعمال می‌شوند، اما برخی گزینه‌ها و نحوه نمایش اعلان‌ها ممکن است در اپلیکیشن‌های موبایل متفاوت باشد.

گوگل در ماه‌های اخیر تلاش کرده است Gemini را به بخش مرکزی تجربه کار با سرویس‌های خود تبدیل کند. این شرکت به جای اینکه فقط قابلیت‌های هوش مصنوعی را به اپلیکیشن‌های مختلف اضافه کند، در حال حرکت به سمت مدلی است که در آن خود Gemini می‌تواند با تعدادی از اپلیکیشن‌ها ارتباط برقرار کند و کارهای مربوط به آن‌ها را از داخل یک محیط واحد انجام دهد.

قابلیت Connected Apps دقیقاً با همین هدف طراحی شده است. به کمک این قابلیت، Gemini می‌تواند به سرویس‌هایی مانند Gmail، Google Calendar، Google Keep، Google Tasks و برخی سرویس‌های دیگر متصل شود. در نتیجه، کاربر برای انجام بسیاری از وظایف روزمره مجبور نیست دائماً بین اپلیکیشن‌های مختلف جابه‌جا شود.

این قابلیت به معنای حذف کامل اپلیکیشن‌های اختصاصی نیست، اما برای افرادی که بیشتر کارهایشان شامل ارسال ایمیل، مدیریت رویدادها، ایجاد یادداشت و تنظیم وظایف است، می‌تواند تجربه ساده‌تری ایجاد کند.