در اکسل برای بررسی مقادیر مختلف و نمایش نتیجه متناسب با هر مقدار، معمولاً از توابع شرطی استفاده می‌شود. یکی از کاربردی‌ترین گزینه‌ها، تابع SWITCH در اکسل است که می‌تواند چندین مقدار را بررسی کند و بدون نیاز به نوشتن فرمول‌های طولانی و تودرتو، نتیجه موردنظر را نمایش دهد.

تابع SWITCH به‌خصوص زمانی مفید است که بخواهید کدها را به نام تبدیل کنید، برای نمرات دانش‌آموزان وضعیت تعیین کنید یا بر اساس نوع محصول، توضیحات و دسته‌بندی‌های متفاوتی نمایش دهید. در این با مثال واقعی، تفاوت این تابع با IF و IFS و محدودیت‌های آن آشنا می‌شویم.

اگر در اکسل فقط می‌خواهید بدانید «بیشترین مقدارِ مطابق با چند شرط چیست؟» یا «کمترین مقدارِ مطابق با این شرایط کدام است؟»، لازم نیست داده‌ها را فیلتر و مرتب کنید. توابع MAXIFS و MINIFS دقیقاً برای همین کار ساخته شده‌اند و می‌توانند نتیجه را مستقیماً در یک سلول برگردانند.

اگر با جدول‌های بزرگ اکسل کار می‌کنید، لازم نیست صدها تابع را حفظ باشید. چند تابع کاربردی می‌توانند بخش زیادی از کارهای روزمره مثل پیدا کردن اطلاعات، بررسی چند شرط، ساخت فهرست‌های بدون تکرار و محاسبه مجموع‌های شرطی را انجام دهند. در نسخه‌های جدید اکسل نیز توابعی مانند XLOOKUP و UNIQUE در کنار آرایه‌های پویا کار را ساده‌تر کرده‌اند.

مایکروسافت اکسل فقط به فرمول‌ها و نمودارها محدود نمی‌شود. بعضی از قابلیت‌های کاربردی آن در بخش‌هایی قرار گرفته‌اند که ممکن است کاربران معمولی کمتر سراغشان بروند. ابزارهایی مانند Camera و Flash Fill در کنار Analysis ToolPak و Watch Window می‌توانند در تهیه گزارش، پاک‌سازی داده‌ها و بررسی فایل‌های پیچیده زمان زیادی ذخیره کنند.

این قابلیت‌ها در نسخه‌های دسکتاپ اکسل کاربرد بیشتری دارند و بعضی از آن‌ها بسته به نسخه یا سیستم‌عامل ممکن است محل متفاوتی داشته باشند.

بخش زیادی از قابلیت‌های کاربردی Excel در منوهای پیچیده یا میانبرهای ناشناخته پنهان نشده‌اند. بعضی از آن‌ها در همان بخش‌هایی قرار دارند که هر روز از کنارشان عبور می‌کنیم؛ از نوار ابزار و نوار فرمول گرفته تا دستگیره کوچک گوشه سلول‌ها.

با شناخت همین ابزارهای ساده می‌توان کارهایی مانند تغییر اندازه ستون‌ها، وارد کردن فرمول‌های طولانی، جابه‌جایی بین شیت‌ها و دسترسی به دستورات پرکاربرد را سریع‌تر انجام داد. بسیاری از این قابلیت‌ها در نسخه‌های جدید Microsoft 365 و Excel نیز همچنان در دسترس هستند.

اگر داده‌های اکسل قبل از ساخت PivotTable مرتب و قابل تحلیل نباشند، نتیجه ممکن است ناقص یا نامنظم شود. با استفاده از چهار تابع XLOOKUP، IF، TEXTSPLIT و TRIM می‌توان اطلاعات را کامل‌تر کرد، دسته‌بندی ساخت، داده‌های ترکیبی را تفکیک کرد و خطاهای ناشی از فاصله‌های اضافی را کاهش داد.

مایکروسافت نیز تأکید می‌کند که داده‌های منبع PivotTable باید ساختار مناسبی داشته باشند و نوع داده‌ها در هر ستون با یکدیگر سازگار باشد.